BERLÍN (dpa) – Cuando se habla de las redes sociales, muchos piensan en una diversión para los ratos de ocio. Pero a la misma tecnología con la que intercambia fotos de sus gatos y planifica fiestas se le puede dar también un uso profesional.
Empleando las herramientas adecuadas, los usuarios de Internet pueden trabajar conjuntamente en textos, presentaciones, gráficos y muchos otros proyectos. Esos programas para la organización del trabajo online, muchos de ellos disponibles en castellano, son lo que suele llamarse Groupware.
Las ventajas de la cooperación o del trabajo en grupo son claras: «Todos los miembros del grupo, independientemente del lugar en que se encuentren, están informados de la situación actual del proyecto», señala Tobias Arns, de la asociación de la industria informática alemana Bitkom.
«Además, la mayoría de las herramientas para la cooperación online están también disponibles para smartphones y tabletas», cosa que «permite ponerse al trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar», añade el especialista.
Microsoft Exchange o Lotus Notes son algunos de los paquetes de Groupware más usados por las empresas. A estos se añaden programas alternativos de código abierto de uso gratuito. Entre ellos está Kolab (http://kolab.org), una suite de herramientas colaborativas para funciones de e-mail, calendario, notas y tareas compartidas.
Para poner en marcha estos programas se necesita un servidor y, por supuesto, de muchos conocimientos técnicos especializados. La cooperación resulta más fácil cuando se puede combinar varias herramientas gratuitas disponibles online.
Una de estas herramientas es Doodle (www.doodle.com), programa ya muy popular que permite coordinar y planificar muchos trabajos online. En esta página web, por ejemplo, se puede hacer una lista de fechas posibles para una reunión y enviar a los colegas el enlace para que «voten» por la que prefieran.
Otro punto importante del trabajo en común a través de la red es la disposición de documentos para todos los participantes en la comunidad. En servicios en la nube como Dropbox (https://www.dropbox.com) o Box (https://www.box.com) se pueden depositar textos, fotos o vídeos para ponerlos a disposición de todos los usuarios. Esto ahorra el envío del material por correo electrónico.
Otras plataformas como Google Drive o Microsoft Skydrive poseen incluso incorporadas aplicaciones de oficina en formato reducido. Con ellas, los usuarios pueden trabajar en conjunto directamente en el navegador, pues todas las aplicaciones son visibles de inmediato para todos los demás colegas.
Pero todos sabemos que sin comunicación no hay una buena organización: programas para chatear como ICQ (www.icq.com/es) o Skype (www.skype.com/es) son imprescindibles para una buena cooperación. Y si se desea conectar diversos servicios de chat, hay mensajeros múltiples como Miranda IM (www.miranda-im.org) o Pidgin (http://pidgin.im).
Google Hangout (https://plus.google.com/hangouts), por ejemplo, ayuda a organizar videoconferencias gratuitas para equipos grandes y pequeños. Muy útiles son también programas para hacer listas electrónicas de tareas que llevan nombres de fantasía como Producteev (www.producteev.com), Remberthemilk (www.rememberthemilk.com) o Wunderlist (https://www.wunderlist.com).
En pizarras electrónicas como Padlet, todos los usuarios pueden dejarse notas para conocimiento de los demás, pero también poner videos y fotos.
Cuando se trate de organizar ideas o planear un proyecto, existen los llamados «mapas mentales», programas como Mindmeister (www.mindmeister.com/es) o Mindomo (www.mindomo.com/es), donde el resultado final se puede trabajar en una wiki común.
Se puede igualmente instalar en un servidor el programa MediaWiki (http://www.mediawiki.org), una de las funciones del diccionario online Wikipedia, disponible también en español. Hay asimismo servicios wiki gratuitos y simples como Wikia, que ahorran al usuario gran parte del trabajo de instalación.
La mayoría de los profesionales consideran la cooperación online como una buena idea. En una encuesta realizada en Alemania por la empresa Aris, por cargo de Bitkom, el 63 por ciento dijo creer que en general se conseguiría mejores resultados en el trabajo si todos intercambiaran ideas e informaciones. No obstante, el 42 por ciento dijo tener miedo de las consecuencias que podría acarrear el exponer sus conocimientos personales.
Quien quiera protegerse de miradas indiscretas no tiene más que examinar con cuidado las herramientas de trabajo antes de confiarles datos importantes. En la red hay informes y comparaciones para la mayoría de los servicios online. «Esto permite muy bien comparar las cifras de rendimiento», dice Tobias Arns.
Además, antes de registrarse en un programa recién descargado se aconseja dar una mirada crítica a los términos y condiciones del software en cuestión. Estas condiciones revelan en qué forma maneja el proveedor los datos de sus clientes y para qué servicios habrá que pagar eventualmente más tarde una tarifa.
Pero, incluso en los servicios gratuitos, la colaboración online tiene también sus lados negativos. La razón no está en las herramientas mismas, sino en el usuario.
«Una de las desventajas de la colaboración online radica en que no es vinculante», señala Barbara Gruber-Rotheneder, del Instituto austríaco de Educación de Adultos. Durante el trabajo, más de algún miembro poco motivado puede ocultarse en las oficinas virtuales: «Hay que poner énfasis en la motivación para que todos participen en un texto en Google Drive», señala la educadora.