(dpa) – Todos los días intentamos resolver varias tareas al mismo tiempo: le escribimos un correo a una cliente mientras le respondemos en el chat a un compañero y cambiamos la hora de una reunión en zoom. El «multitasking» se considera eficiente, creemos que logramos hacer mucho más cuando liquidamos varias cosas al mismo tiempo. Pero, ¿es realmente así?
El coach Mathias Fischedick, en Alemania, cree que las bondades de la multitarea son un mito, y por eso escribió un libro sobre «cómo liquidar más asuntos sin quedar liquidado». En esta entrevista explica cómo podemos ser más rápidos y cometer menos errores evitando la simultaneidad.
dpa: Usted sostiene que el multitasking es un mito, ¿por qué? ¿Qué suele hacerse mal?
Mathias Fischedick: Pensar que el multitasking funciona es pura ilusión. Nuestro cerebro solo puede ejecutar una tarea a la vez en forma consciente. Si usted intenta responder un correo mientras habla por teléfono, lo que sucede en realidad es que su atención salta todo el tiempo de una cosa a la otra, con lo cual en definitiva usted no está liquidando las dos cosas en paralelo, sino que está alternando rápidamente entre ambas tareas.
Cada uno de esos innumerables saltos de atención cuesta energía y tiempo. Es decir, al final se consume más tiempo de lo que llevaría hacer una cosa después de la otra. Además, intentar hacer varias cosas a la vez genera más errores, y corregirlos lleva más tiempo, que de por sí es valioso.
dpa: ¿Cuáles son las tareas típicas que creemos poder hacer al mismo tiempo en el trabajo?
Fischedick: Escribir un correo y hacer un llamado al mismo tiempo es un caso típico de la jornada laboral. Creemos que podemos hacer ambas cosas en simultáneo, pero cualquiera que haya intentado escuchar alguna vez con un mínimo de atención a quien llama por teléfono mientras escribe un correo habrá notado que tiene que reescribir el correo porque le faltan cosas, no dice realmente lo que uno pretendía o tiene cualquier cantidad de errores de tipeo.
A la inversa, si nos concentramos en escribir, no escuchamos a nuestro interlocutor al teléfono. Por un lado, es una falta de respeto y, por el otro, después no podemos recordar bien todo lo que nos dijo. Al final, todo el asunto nos lleva mucho más tiempo que tener primero la conversación telefónica y después escribir el mail.
dpa: Es decir, es prácticamente imposible hacer más de una cosa a la vez. ¿Cuál sería entonces la regla a seguir para poder liquidar los pendientes?
Fischedick: Tener poca distracción, una estructura clara y hacer pausas frecuentes son, en mi opinión, los factores más relevantes para poder trabajar lo más posible.
Hoy en día, en la era digital, estamos expuestos a distracciones permanentes, ya sea por mails, mensajes o llamados. Por eso mi consejo es que hay que eliminar la mayor cantidad de fuentes de distracción posibles. Eso implica poner el móvil sin sonido y colocarlo en caso ideal boca abajo para que no estemos mirando de reojo cada luz que se enciende o mensaje que entra. Del mismo modo puede establecerse en las configuraciones del software del correo electrónico que no avise automáticamente cada vez que ingrese un correo sino que lo haga a pedido. De ese modo, somos nosotros los que decidimos cuándo estamos dispuestos a recibir algo nuevo.
Contar con una estructura es fundamental, ya que ahorramos energía y tiempo cuando sabemos qué tenemos que terminar hasta qué momento y, sobre todo, ¡por qué! El motivo de una tarea nos deja en claro su sentido, y cuando comprendemos su sentido abordamos la tarea con mayor motivación y más enfocados en el objetivo. Por eso recomiendo preguntarse, ante cualquier tarea que uno tenga por delante, cuál es el sentido, y no hacer nada por costumbre.
dpa: ¿Cuál es el mejor modo de organizar las pausas en el trabajo?
Fischedick: Lo ideal es hacer entre 10 y 20 minutos de pausa cada 90 minutos. Y me refiero a una pausa real. Si en esos 10-20 minutos usted se pone a responder mensajes privados que le llegaron al móvil, su cerebro no descansa. Para mí, entre las mejores alternativas para hacer una pausa real están salir a dar una vuelta breve, comer en modo consciente algún snack, hacer un par de ejercicios físicos, algo de yoga, escuchar música o bailar. Lo que también aporta mucha energía nueva en poco tiempo son las «powernaps» o siestas de entre 15 y 20 minutos.
dpa: ¿Cómo protegerse de las fuentes de distracción que siempre vuelven a interrumpir nuestra concentración?
Fischedick: Cada cual se conoce y sabe cuáles son las fuentes de distracción más tentadoras, sean los mensajes de whatsapp de amigos, un mail o un compañero que pasa a ver cómo anda todo. Si sé qué es lo que me desconecta de lo que estoy haciendo, puedo hacer algo para evitarlo. Por ejemplo, dejar sin sonido el móvil o colocar en la puerta un cartel que diga «estoy ocupado y necesito toda mi concentración. A partir de las xx:xx estoy nuevamente disponible».
dpa: ¿Y cuál es el mejor modo de volverse a concentrar después de una interrupción, por ejemplo, un llamado de teléfono?
Fischedick: Para poder volver a tener la cabeza realmente libre para lo que uno estaba haciendo habría que procesar primero las informaciones nuevas y las impresiones que nos generó la llamada entrante que nos perturbó. Por ejemplo, resolviendo de inmediato lo que requería ese llamado. Ese modo de actuar sirve cuando las tareas resultantes son menores, o sea, si se trata de reenviar algún documento o un correo, por ejemplo.
En cambio, si lo que se requería en la llamada lleva más tiempo que eso, mi consejo es apuntar en un papel exactamente qué hay que hacer más tarde. Al externalizar las tareas y estructurarlas por escrito, libero la cabeza de esos pensamientos para poder continuar con lo que estaba haciendo antes de ser interrumpido.
Por Amelie Breitenhuber (dpa)
