Las oficinas son el lugar de trabajo por excelencia. Hoy en día, los profesionales pasan la mayor parte del tiempo en ellas, por lo que estos espacios deben ir adaptándose a los tiempos. Lejos quedaron aquellos en los que solo se necesitan bolígrafos, folios, un ordenador y una grapadora.
Este espacio laboral requiere de un sinfín de existencias y consumibles imprescindibles para ganar en comodidad y productividad.
Material de papelería
Al hablar de material de oficina, lo primero que suele venir a la mente es el material de papelería. A pesar de que a día de hoy el grado de digitalización de muchas empresas es muy alto y prácticamente todo se hace a través de plataformas digitales, no nos terminamos de despegar del formato físico.
En lo que respecta a organización y elementos de comunicación en formato papel, como los post it, las agendas, los planificadores o los calendarios, si bien no resultan imprescindibles porque los sistemas digitales han encontrado buenos sustitutos para ellos, sí son de gran ayuda para ganar en agilidad y planificación en el trabajo.
Otros elementos básicos son folios, libretas, carpetas, archivadores, bolígrafos y objetos de escritura y subrayado, separadores, y hasta pizarras y tableros. Con respecto a uno de estos artículos, un buen lugar donde comprar grapadoras de papel para oficinas es el portal especializado Grapadoras.net. En él podemos descubrir los tipos de grapadoras existentes: de escritorio, de sobremesa, de alta capacidad… y la importancia que tiene este complemento en el día a día de la oficina.
Si se trabaja con mucho papel, algo que parece imprescindible especialmente en el caso de documentos legales que haya que conservar obligatoriamente durante un periodo determinado de tiempo, una buena solución son gavetas y módulos que complementen a los archivadores y que permitan mantener todo el papeleo en orden.
Con respecto al material de papelería en oficina, un aspecto importante es tener en cuenta una visión sostenible del trabajo. En la medida de lo posible, el gasto de papel y otros consumibles, como bolígrafos, cartuchos de tinta, carpetas y objetos de escritura debe ser el mínimo posible, optando por opciones recicladas e incorporando la regla de las 3R en el lugar de trabajo: reducir, reutilizar y reciclar.
En este sentido, muchas oficinas incluyen planes o programas de calidad en los que se promueven estas prácticas sostenibles para generar el menor impacto posible en el medio ambiente.
Equipos de informática y electrónica
El segundo grupo de accesorios y materiales es tan importante como el material de papelería. Hoy en día es imposible trabajar sin ordenador, pero además de eso en todo oficina es imprescindible la presencia de una impresora y un escáner, así como un equipo completo de dispositivos que facilite las comunicaciones a nivel interno y externo.
Tecnitran telecomunicaciones ofrece productos que se han convertido en indispensables para las empresas de hoy en día como son los sistemas de control de horario, auriculares profesionales para teleoperadores o incluso sistemas de seguridad como cámaras o grabadores. Los tiempos cambian muy rápido, así que el material y las herramientas de oficina tienen que adaptarse a ellos con rapidez.
En el apartado de material informático de oficina tampoco pueden faltar los llamados periféricos como teclados, ratones y equipos de almacenamiento como memorias USB o discos duros. Por otra parte, toda oficina con un volumen de negocio o actividad suficiente ha de contar con un destructor de papel, pues permite que los documentos que ya no sirven ocupen menos espacio y sean menos voluminosos.
Finalmente, para mantener el orden con todo este material es ideal tener organizadores de cable. Así se consigue un espacio ordenado, limpio y más agradable para los empleados.
En el apartado de los equipos de informática y electrónica no puede pasar desapercibida la conexión. Tanto si se trata de una instalación de cableado estructurado UTP o una red inalámbrica, algunas características son imprescindibles para potenciar su funcionalidad: la velocidad, la confiabilidad, la escalabilidad y la seguridad en la red.
De estos puntos, la seguridad en la red es vital, pues es la que va a permitir protegerse de intentos de fraude o asalto a la empresa o los datos de los clientes. La escalabilidad mide la capacidad de añadir componentes de harware y software o nuevos servidores sin poner en peligro la red y que siga siendo funcional.
El mobiliario
En una oficina, los artículos de papelería y esos que hemos acordado denominar electrónicos e informáticos son los que se llevan el gran protagonismo. Pero todos ellos se van añadiendo a algo igual de esencial: el mobiliario.
Un escritorio, una mesa de reuniones, una silla y una estantería son los elementos básicos para trabajar cómodamente, pero para conseguirlo es importante que el mobiliario cumpla con unos determinados estándares de comodidad y ergonomía.
La silla, por ejemplo, debe ser adaptable en altura, con un respaldo y un asiento cómodo. Con la mesa ocurre igual, e incluso con los dispositivos a usar. Así, el teclado del ordenador ha de estar optimizado, con teclas que no cueste pulsar y no sean ruidosas. También es necesario adaptar la iluminación en la pantalla del ordenador y también su altura.
En este apartado del mobiliario, o más bien del conjunto de la oficina, la estética y la decoración juegan un papel importante. Un mobiliario acertado visualmente, con paredes claras y una buena iluminación natural son necesarias para ofrecer comodidad. La decoración es de relevancia porque ayuda a mejorar el estado de ánimo de los empleados.
En cuanto a iluminación, en la medida de lo posible se recomienda dar preferencia a luz natural, pero en su defecto se debe emplear luz blanca y homogénea, como la procedente de luminarias LED o tubos fluorescentes, nunca luz amarilla.
El sistema de iluminación, especialmente el de techo, debe diseñarse en función de las características físicas de la oficina. No es lo mismo un entorno de trabajo individualizado, con empleados dispuestos en compartimentos estancos a modo de call center que una sala de reuniones o un módulo de cristaleras con potente presencia de luz natural. Los trabajadores deben estar bien iluminados y cómodos en su puesto de trabajo, pues de esto depende en gran medida la productividad en su jornada laboral.
Todos estos equipos y accesorios son igualmente necesarios en caso de que trabajemos desde casa. El teletrabajo implica no tener que desplazarse a una oficina, pero si tenemos una oficina en casa, y dado que este espacio sigue siendo el destinado para cumplir con las funciones laborales, deberemos adaptarlo como tal para ganar en productividad y comodidad.
