Por Cetin Demirci (dpa) – Mucho ruido, interferencias y un pitido constante en la sala de reuniones: muchas veces, las conferencias telefónicas y videoconferencias van bastante mal, aunque en realidad son una buena opción, porque las empresas pueden ahorrar gastos de viaje y los empleados no pierden tiempo con largos desplazamientos.
«Según hemos observado, son las pequeñas y medianas empresas las que utilizan cada vez más las posibilidades que ofrecen las videoconferencias», dice Markus Altvater, de la asociación alemana para la tecnología de la información Bitkom. Para que funcionen perfectamente, hay que evitar algunas trampas.
«En las conferencias telefónicas y videoconferencias, los gestos y la mímica no se transmiten de la misma manera que en las conferencias tradicionales», dice el profesor alemán de psicología laboral Michael Kastner. En las videoconferencias apenas hay comunicación no verbal y en las conferencias telefónicas ninguna. Esto complica el intercambio de opiniones, sobre todo cuando los empleados nunca se han encontrado entre ellos.
Por esta razón, las reuniones virtuales no pueden sustituir un encuentro personal. El profesor Kastner recomienda una combinación de reuniones virtuales y personales para lograr buenos resultados laborales.
Para asegurar que una conferencia telefónica o una videoconferencia se desarrolle de forma productiva, es fundamental que todos los participantes se hayan familiarizado previamente con la técnica. Cada uno de ellos debería verificar antes de comenzar si funciona bien la comunicación. Si los demás ya están también en la línea, se puede preguntar si todos aparecen bien visibles y pueden oír bien.
A continuación, cada uno de los participantes debe presentarse brevemente. «Es muy irritante escuchar a alguien que no lo hizo», dice Susanne Helbach-Grosser, de Etikette Trainer International (ETI), una red internacional de entrenamiento para buenas formas de comunicación. De lo contrario, existe el peligro de que un participante considere como la misma persona a diferentes asistentes con una voz parecida.
La puntualidad es absolutamente necesaria y aun más importante para reuniones virtuales que para otros encuentros. Los micrófonos registran cualquier ruido: si alguien llega tarde, se acaba la tranquilidad de todo el equipo. Por esta misma razón, no se deben colocar tazas y vasos demasiado cerca del micrófono. Mejor todavía es ni siquiera llevarlos al lugar de la conferencia.
Helbach-Gossner recomienda detectar y eliminar potenciales fuentes de interferencia como la retroalimentación acústica en la habitación. También es importante desactivar previamente la función de llamada en espera. Hay que mantener cerradas las ventanas y puertas, apagar los teléfonos móviles y los faxes.
Al igual que para cualquier reunión de trabajo, el organizador del encuentro debe dar a conocer a los participantes la agenda. Además de informar de los temas, fechas y el desarrollo de la reunión y repartir los documentos necesarios, el organizador también debe dar a los participantes un número de acceso y código PIN, recomienda Helbach-Grosser.
Para evitar retrasos, es mejor que las conferencias telefónicas se lleven a cabo por la red fija, que es más estable que Internet, dice Helbach-Grosser. En las conferencias internacionales pueden presentarse en la red de telefonía móvil problemas de transmisión. Los participantes deben tener cuidado cuando interrumpan a otros o hacen comentarios supuestamente graciosos. Los retrasos en la línea rápidamente causan irritaciones.
Si los participantes se cortan entre ellos o si hablan todos a la vez, el moderador debe intervenir. En una conferencia telefónica o videoconferencia, el moderador es indispensable. «Generalmente es el jefe o el responsable del proyecto», dice Helbach-Grossder. El moderador menciona los diferentes puntos de la agenda, explica el procedimiento y presenta a los participantes.
Lo ideal es grabar las reuniones, para que también los que no pudieron asistir sean informados de los resultados. Sin embargo, previamente es necesario pedir a todos los participantes permiso, porque de lo contrario puede haber problemas jurídicos.
Hay muchas posibilidades para llevar a cabo reuniones virtuales, desde software gratuito como Google Hangouts o Skype de Microsoft hasta soluciones pagadas como Citrix GoToMeeting, Cisco Telepresence o Adobe Connect.
El elección del proveedor depende también del contenido de las conferencias y de los participantes. «Los proveedores gratuitos, también para usuarios privados, están disponibles más rápidamente. Sin embargo, por esta vía es mejor no discutir secretos de negocios», recomienda Altvater, el experto de Bitkom. Quien quiere proteger datos confidenciales debería elegir aquellas empresas que prometen una encriptación y una rigurosa protección de datos.
