Un software de nómina es una herramienta informática que busca asistir al personal encargado de este departamento, para realizar el proceso de pago del personal de manera eficiente.
Los software de nómina consideran los aspectos fiscales y legales en los pagos a los empleados, evitando errores y minimizando los retrasos. El personal, lo único que tiene que hacer, es registrar la información y mantenerla actualizada, la herramienta tiene funciones para simular los pagos y luego hacerlos de manera correcta.
Ventajas de usar un software de nómina
Los beneficios de incorporar el uso de un software de nomina en la empresa tiene muchos beneficios, debido a ello es casi imprescindible su uso hoy en día.
A continuación mostramos algunos de esos beneficios:
- Ahorro de tiempo. La mayoría de los procedimientos de la gestión de la nómina son automatizados y quedan listos en segundos. El sistema realiza los cálculos y genera los recibos de manera inmediata. También el timbrado de recibos es muy eficiente.
- Minimiza los errores. Los programas de nómina trabajan sin errores, los únicos que pueden producirse son los errores humanos en el registro de la información o en la carga de los parámetros. Sin embargo, incluso esos errores humanos se reducen considerablemente con un software de nómina.
- Calcula los cambios. Muchas veces, a mitad de período ocurren cambios de tarifas, en la cantidad de horas, cambios de legislación y muchos otros factores, pero el software de nómina se encarga de todos esos cambios mediante algoritmos internos que hacen los cálculos con eficiencia.
- Es seguro. Un software de nómina mantiene seguros todos los datos de los empleados, mediante protocolos informáticos que aseguran la protección de la información almacenada.
- Información accesible. Los software de nómina aportan información importante, oportuna y concisa, para que la dirección pueda tomar decisiones eficientes. La planificación estratégica de una organización necesita la información de los gastos de nómina, que suele ser el gasto más costoso de una organización.
- Ahorra gastos. Con un software de nómina se requiere menos personal para realizar este tipo de gestiones. En este sentido, cabe destacar que los errores en la nómina suelen ser costosos para toda organización y con la automatización del proceso se reducen esos errores.
¿Cómo funciona un software de nómina?
Un software de nómina es mucho más que una plantilla que recibe datos y ofrece cálculos, es una herramienta muy completa que verdaderamente asiste al departamento de Recursos Humanos de una organización.
A continuación indicamos algunas de las funciones de este tipo de programa:
- Acceso a documentos. El personal encargado puede acceder a todos los documentos generados y registrados. Los documentos se resguardan de manera apropiada para que estén seguros y disponibles.
- Expedientes. La información de cada empleado se guarda de manera organizada y actualizada. Cada empleado tiene su expediente, donde se condensa todo su historial, para ser estudiado en el momento que se necesite.
- Incidencias. Si en la organización las incidencias requieren respaldo documental, el programa los registra para que estén disponibles. Esto permite tener evidencias ordenadas y registradas apropiadamente, para cuando se necesite justificar una medida.
- Herramientas para compartir la información. Los software de nómina incorporan herramientas como chats internos, mediante los cuales, el personal puede compartir información de manera dinámica y efectiva.
- Evitar sanciones fiscales. Los errores u omisiones en el proceso de retención fiscal son un grave problema para las empresas, ya que pueden generar multas que pueden ser costosas. Con los software de nómina estos errores se minimizan o eliminan.
- Actualizaciones. Estos software están en constante evaluación y mejoras por parte de los desarrolladores, lo cual ayuda a incrementar la productividad de la organización.
- Ausentismo. Con un software de nómina se puede gestionar con eficiencia el ausentismo de los empleados por enfermedad, hacer evaluaciones en base a eso y tomar decisiones. Se puede saber cuántos empleados tienen permiso, cuándo se reincorporan, a qué tienen derecho de acuerdo con cada caso y muchos otros detalles que pueden ser importantes administrativamente hablando.
- Recordatorios. Los recordatorios son importantes para la gestión eficiente de la nómina. El usuario puede recibir alertas apenas abre sesión en la herramienta y eso le previene para tomar las acciones correspondientes.
¿Para qué tipo de empresas es un software de nómina?
Los software de nómina funcionan en todo tipo de empresas, sus funciones se adaptan a las particularidades de cada organización.
Ciertamente, cuanta mayor cantidad de empleados y mayor complejidad de los pagos, mayor es la necesidad del uso de un software de nómina, pero incluso las empresas que tienen poco personal se benefician de los cálculos automatizados y los documentos siempre disponibles.
Las empresas que mayor beneficio obtienen de un software de nómina son aquellas que tienen diferentes departamentos de personal o que cobran con diferente frecuencia o con diferentes tarifas, de forma que este tipo de nóminas son más engorrosas de gestionar.
¿Cómo elegir el software de nómina perfecto para tu empresa?
- Es importante que el software de nómina se adquiera en una empresa que ofrezca asistencia al cliente, que tenga asesoría disponible para adaptar el software a las necesidades de la organización.
- El servicio técnico es imprescindible, para que la implementación se haga de manera exitosa y con los mínimos contratiempos.
- Es muy conveniente que se tenga acceso a una demo del software, de manera que el personal encargado de la nómina tenga información suficiente para evaluar cada solución.
- Tras probar la demo, la organización podrá decidir si es la solución más adecuada para sus necesidades de gestión de nómina.
- Otro aspecto importante es el coste del software y los planes que se ofrecen para las empresas. Es importante contar con diferentes planes adaptados a cada necesidad.
- El timbrado de los recibos debe estar incluido en las funciones del software de nómina. Es conveniente que ese procedimiento se haga de manera automática y rápidamente.
Un software de nómina es una herramienta de gestión que permite la gestión eficiente de ese importante departamento. Y para empresas grandes con nóminas complejas es imprescindible su implementación.