Por Andreas Albert (dpa) – Encontrar todo inmediatamente, nunca perder una cita y, sobre todo, acabar con el papeleo: esto es lo que prometen los proveedores de sistemas de gestión documental (DMS) en la nube. Permiten a sus clientes subir todos sus archivos y también reenviar sus emails. Un software especial los analiza, los convierte y los ordena en un sistema de carpetas.
Lo mismo pasa con documentos colgados como archivos de texto, tablas, facturas o contratos. Mediante una app, los documentos se pueden meter con la ayuda de la cámara del celular. El servicio también recuerda al usuario por email fechas importantes y citas.
Pero allí no termina todo: servicios de DMS como Doctape, Doo, Fileee o Gini también ofrecen la posibilidad de tener siempre disponibles, y en cualquier lugar, los documentos digitalizados y compartirlos, simplemente por navegador o app. Y la búsqueda de textos completos acaba con ese fastidioso trabajo de rastreo.
Todo esto suena maravilloso, pero también entraña riesgos. La cuestión más importante es decidir cuáles son los datos sensibles que los usuarios quieren exponer en el sistema Cloud, dice la profesora alemana de técnica de la información y de medios Sissi Closs. «En los DMS que se basan en la nube, la transparencia es muy alta. Los proveedores conocen mis citas y otras cosas que estoy haciendo».
Algunos incluso ofrecen un servicio de correo. En Dropscan, por ejemplo, el cliente puede instalar una dirección postal a la que se envía su correo. El servicio escanea el sobre y envía un email al usuario. Este decide después si la carta debe abrirse, escanearse, destruirse o reenviarse a él. Gini ofrece un servicio de correo similar con el ePost Scanservice.
Para la profesora Closs, la principal ventaja de estos servicios consiste en que los datos que antes estaban diseminados por varios medios y sistemas y en lugares diferentes ahora se reúnen y se ponen a disposición del usuario de forma centralizada. Sin embargo, los usuarios deben verificar la protección de datos y la confiabilidad del servicio, advierte Closs.
«El usuario no siempre tiene que buscar la carpeta revolviendo el armario», dice Florian Glatzner, de la organización central para la defensa de los consumidores de Alemania. Sin embargo, Glatzner también llama la atención sobre el peligro de que los datos se puedan perder o ser borrados. Por esto, recomienda hacer una copia de seguridad. «Con todo, el usuario debería archivar las facturas y contratos», aconseja.
Generalmente, los servicios DMS son gratuitos en su versión básica con un volumen de memoria limitado. Las versiones Premium con una mayor capacidad de almacenamiento y/o con una mayor funcionalidad no son gratuitas. El experto en protección de datos Johannes Caspar recomienda tener cuidado con los servicios que se financian con publicidad. «Los proveedores que intentan conquistar al cliente con servicios gratuitos dependen de otras fuentes de ingresos». Muchas veces, esos servicios evalúan los contenidos para poder hacer publicidad de forma personalizada. «No siempre esto se le comunica al usuario con la necesaria claridad».
«Al igual que todos los servicios de Cloud, también los servicios DMS basados en Cloud entrañan riesgos específicos para la protección de datos», advierte Caspar. Además del almacenamiento de los datos por terceros al margen del propio ámbito de responsabilidad, el principal riesgo tiene que ver con el transporte de datos por Internet. Según Caspar, allí también existe siempre el peligro de que los datos sean espiados por servicios secretos. «Por esto, hay que estar seguro al menos de que los datos archivados estén codificados y que la transmisión también esté codificada».
Lo mismo es lo que recomienda Glatzner: «El usuario debería ver con lupa las condiciones de uso y poner también atención a la codificación de los datos y de su transmisión». Además, el usuario europeo debería cerciorarse de que los servidores del proveedor de DMS tengan su sede en Europa, para que estén obligados a respetar las directrices europeas en materia de protección de datos.
La profesora Closs recomienda no exportar hoy en día datos sensibles por un servidor de Internet: «A mí todavía me parece demasiado inseguro el almacenamiento de mis datos personales en la nube». También Glatzner aconseja no almacenar documentos sensibles. El usuario se enfrenta al dilema de tener que elegir entre la comodidad y la seguridad, afirma este defensor de los derechos de los consumidores.