¡No te vuelvas loca! Aprende a organizar tu tiempo y tus tareas

(dpa) – Uno está repleto de tareas, pagos pendientes y deberes en la vida. La lista parece ser cada vez más larga y las horas cada vez más cortas. ¡Pero qué satisfacción que da llegar a casa por la noche y saber que hemos liquidado “la” tarea del día! ¿Cómo podemos hacer para lograrlo sin enloquecer?

El pilar principal es cómo organizamos nuestro tiempo. No es tanto una cuestión de desplegar grandes estrategias ni sumar herramientas, sino más bien de concentrarse y de no perder el panorama general.

“El gran arte de una buena organización consiste en concentrarse la mayor cantidad de veces y la mayor cantidad de tiempo posible en las cosas importantes”, explica Iván Blatter, que trabaja como entrenador personal en Basilea. Con decir esto, el primer paso está claro: hay que saber cuáles son para nosotros las cosas más importantes en las que queremos avanzar.

Iván nos recomienda poner atención en los siguientes puntos: “Tener en claro la lista de objetivos, concentrarse en las tareas que uno se proponga ese día y saber atenerse al orden de prioridades establecido”. El entrenador asegura que esos tres pasos son los mismos para todas las personas. La diferencia está en cómo se los pone en práctica.

Uno de los métodos más conocidos es el principio de Eisenhower, que clasifica las tareas según su grado de importancia y de urgencia. En la estrategia del ABC las tareas se ordenan por prioridad: las tareas de la categoría A son aquellas a las que deberíamos dedicarles bastante tiempo, y así sucesivamente. Luego también se conoce el método “de los Alpes”, que propone apuntar todas las tareas con un tiempo estimado que requerirán, tiempos de pausa o de espera, momentos de decisión y luego de control y supervisión de que todo haya funcionado.

Lo cierto es que, independientemente del método, de los apuntes y las herramientas que uno elija, lo importante es tener presente todas las tareas que se tienen por delante, los “to-dos”. “Y no sólo las tareas más obvias y evidentes, sino también aquellas que no saltan a los ojos”, advierte la coach Anita Bischof.

Además, es fundamental poder calcular qué sucede si las tareas no se resuelven o terminan en el tiempo previsto. Sabiéndolo, uno puede establecer mejor las prioridades y no desesperanzarse.

Puede ser de gran ayuda apuntar durante toda una semana qué es lo que uno hizo, y allí mismo puede marcar qué tareas no estaban planeadas.

Por supuesto, este tipo de estrategias no son para todo el mundo, comenta Cordula Nussbaum, que escribió un libro sobre el tema. Algunas personas tienen un buen sistema de manera intuitiva, otras no. “Si estoy todo el tiempo estresado y no puedo desentenderme, si me quedan asuntos importantes por resolver todo el tiempo y duermo mal, puede que sea muy útil echar un vistazo, observar cómo estoy manejando mis tiempos y darle una vuelta de tuerca al asunto”, recomienda la especialista.

Cordula nos da además el siguiente consejo: si nos detenemos por un momento y al observar nuestra rutina vemos que tenemos la semana bastante planificada y estructurada, tal vez sólo nos falten unos pocos consejos para organizarnos y llevar a buen puerto el resto de las tareas. En cambio, si somos del tipo “caótico creativo” o trabajamos en un contexto muy dinámico y ágil, tal vez necesitemos otros métodos.

Para este segundo tipo de personas, Cordula recomienda “la coleccción de pendientes itinerante”. “La idea central es que apuntemos todo lo que nos venga en mente como algo pendiente. Eso nos descomprime la mente y nos permite ser más productivos y concentrados”, explica.

Lo importante, añade, es no querer resolver todo. “Coleccionar, sí, pero no hacerlo”, recomienda la experta. “Solemos ocuparnos de las cosas sólo cuando son muy, muy importantes. Que el resto viaje con nosotros en el día a día”.

Por Julia Felicitas Allmann (dpa)

Foto: R. Fastner/Cordula Nussbaum/dpa-tmn

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