Las ventajas que trae la tecnología en el área mercantil de las empresas

Para nadie es un secreto que la tecnología ha intervenido y mejorado todos los sectores de la vida diaria, desde la salud, la educación y hasta las compras. Estos cambios también se han visto aplicados en las empresas, quienes han reducido tiempos de procesos que en el pasado podrían tomar hasta días.

Por ejemplo, en el área mercantil y fiscal los cambios han sido sumamente grandes y beneficiosos, sobre todo para mantener una adecuada contabilidad y estar al día con los organismos respectivos en caso de que se pudiera presentar alguna fiscalización o revisión del estado financiero.

La importancia del proceso de facturación

Desde siempre, las empresas han tenido que llevar un adecuado registro de operaciones comerciales, en especial aquellas que están relacionadas con los bienes y servicios y que por su misma actividad económica deben estar en constante trato con proveedores y compradores.

Es allí donde aparecen las facturas, que no son más que esos comprobantes que reflejan toda la información del proceso de compraventa de una determinada organización. Como es bien sabido, este recibo entre otras cosas debe tener los datos básicos tanto de la compañía como del cliente, la fecha de la operación, los productos comercializados con sus respectivos precios y finalmente el total.

En el pasado este proceso se realizaba por completo de forma manual, es decir, un determinado empleado se encargaba de rellenar todos estos datos a mano en una especie de formato que estaba relacionado por una secuencia de números, de modo que se pudiese llevar un orden en el área contable.

Es tan importante que el proceso de facturación se lleve de forma correcta, que un simple error podría repercutir en el balance final contable y por ende los números no cuadrarían respecto al estado financiero, sin mencionar que todas están obligadas a cumplir con una serie de obligaciones desde el punto de vista tributario y si no se lleva una estricta relación podrían acarrear en multas y sanciones por parte de la autoridad de hacienda.

Las facturación y la tecnología

Ahora bien y a diferencia de lo que se hacía hace apenas una década por no ir muy lejos, la tecnología también ha intervenido en todo este proceso de facturación para hacer las cosas mucho más sencillas y rápidas.

En la actualidad hay varias alternativas que los administradores y dueños pueden elegir para hacer más fácil y rápido todo el proceso. En la mayoría de negocios se realiza a través de diferentes programas y software especializados que se instalan directo en el ordenador donde se hacen estas operaciones.

Estos programas de facturación pueden ser suministrados por empresas asesoras, descargarlos o comprando la licencia al proveedor por un tiempo determinado que va de uno y hasta cinco años, de acuerdo con las posibilidades de cada negocio.

Al hablar de un software especializado en facturación, la mayoría pensaría que se trata únicamente de un programa que permite emitir una factura de forma rápida y simple, aunque la realidad es que sus funciones son mucho más avanzadas y beneficiosas para el adecuado control financiero de cualquier organización.

Algunos, permiten tener un adecuado registro de las facturas emitidas, pero además de las que se reciben entre los clientes y proveedores. Después, en el momento de calcular los impuestos, también puede simplificar este proceso y sin margen de error, pues todo está correctamente archivado y comprobado.

Opciones para todos

Al igual que en cualquier otro sector, el área de los programas de facturación no está limitada una o tres alternativas para escoger. Por el contrario, cada vez hay más opciones disponibles para que cada organización pueda elegir la que más le conviene de acuerdo con sus necesidades y alcances a nivel financiero.

Algunos, aparte de resolver toda la carga de facturas, también permiten llevar un estricto control de la contabilidad, de modo que en caso de que se requiera la información de forma inesperada, esté al alcance de todo y no tener que buscar en antiguos libros guardados en cajas.

Entre los más escogidos están aquellos que permiten a los administradores y dueños tener toda la información respaldada en la nube, es decir, que cualquiera que esté autorizado podrá acceder a ella desde un dispositivo móvil con conexión a Internet y no solo depender del ordenador que se encuentra en la oficina.

Es tal la variedad disponible en el mercado actual que incluso algunos son gratis, es decir, se descargan directo desde la web y no requieren de ningún tipo de licencia o supervisión por parte de un agente asesor.

Sin embargo y ante el auge de tantas alternativas, siempre es mejor investigar un poco cual es el que más conviene de acuerdo con la información que se maneja, pues hay que tener presente que este tipo de herramientas guardarán todos los registros financieros y por ende, la vida misma de cualquier organización.