La gestión del equipo de una empresa no es fácil, por eso son necesarias herramientas que faciliten una visión holística de la realidad corporativa
Un buen software de recursos humanos hace posible la gestión de todo tipo de tareas administrativas y jurídicas, desde la elaboración de las nóminas, hasta la petición y aceptación de vacaciones, días de conciliación o incluso formaciones, es una herramienta clave tanto para la empresa como para el empleado.
Se trata de una herramienta informática que integra y agiliza los procesos, permite incorporar automatizaciones y gestionar las políticas de la organización relacionadas con el capital humano de forma mucho más eficiente y avanzada. Tal es su importancia que permite la reducción de costes y el ahorro de tiempo, así como un incremento de la productividad.
Se convierte, por tanto, en algo decisivo en el desarrollo de la empresa, ya que aumenta la agilidad interna, pudiendo generar informes e indicadores de RRHH de mayor valor y al mismo tiempo mejorando la influencia de dicho departamento en el negocio.
Para qué sirve esta herramienta informática
Un software de recursos humanos sirve principalmente para ofrecer una panorámica de la situación de la empresa más global, incluyendo escenarios futuros. Esto conlleva una mejor planificación y, por lo tanto, la posibilidad de tomar decisiones estratégicas más acertadas.
Con esta herramienta se consigue centralizar algunas operaciones y descentralizar otras, pero principalmente lo que se persigue es agilizar todas las acciones que tengan que ver con Recursos Humanos. Así, contar con un buen sistema de gestión de RRHH no solo es fundamental, sino que también hay que asegurarse de que sea compatible con otras aplicaciones de la empresa.
Desde reducir costes y tiempo mediante la automatización de las actividades, hasta la gestión de nóminas, contratos, exámenes médicos, finiquitos, etc., pasando por la comunicación interna más ágil y una gestión de la formación coordinada con el presupuesto más acertada. También puede utilizarse en los procesos de reclutamiento, haciendo que la gestión de candidaturas sea más ágil, sencilla y eficiente.
Otra de sus funciones en la gestión del talento, mediante encuestas de clima laboral, sesiones One to One, Onboarding y comunicaciones internas. También resulta muy útil para reservar salas de reuniones, enviar documentación y añadir firmas digitales cuando sea necesario. Con todo esto, solo cabe señalar que este tipo de software conlleva una serie de ventajas que difícilmente pueden obviarse por parte de las empresas.
Ventajas de contar con un software de Recursos Humanos
Una de las grandes ventajas de contar con este tipo de software es que se puede tener a medida. Esto es posible porque se pueden elegir las herramientas de gestión concretas que se necesiten, además en muchos casos se facilitan registros gratuitos y versiones de prueba o demos con las que probar sus funcionalidades.
Agilidad y fiabilidad
Las siguientes ventajas que proporciona el uso de esta herramienta es la rapidez con la que se realizan las tareas. Al poder trabajar con programas en la nube, la disponibilidad de los mismos es inmediata, pudiendo acceder a la información en cualquier momento y lugar. Al mismo tiempo, este tipo de software se actualiza periódicamente en función de las normativas que afecten al departamento de RRHH para evitar errores, por lo que se trata de un modelo fiable.
Análisis de datos e innovación
El análisis de datos es muy importante para poder integrar los objetivos de negocio en la labor del departamento de Recursos Humanos. Con estos datos se obtiene la información necesaria para conocer la evolución y desarrollo de la plantilla por sedes, departamentos, fechas concretas, etc. permitiendo ganar tiempo y evolucionar de forma coherente. Para innovar en la gestión del equipo es necesario disponer de tiempo, el cual ahora está disponible gracias a la automatización de las tareas. De esta forma, ese tiempo extra se utiliza para tareas de análisis y valoración de nuevas tendencias, permitiendo a la empresa innovar y adelantarse a los acontecimientos.
Mejora de la productividad
La eficiencia de la empresa queda impulsada gracias a que ahora los procesos se hacen de forma automática, donde antes se tenían que llevar a cabo de manera manual. Este ahorro de tiempo también implica un acceso a la información más actualizada en todo momento. Con estos dos factores resueltos, las empresas se vuelven mucho más eficientes.
Aumento de la seguridad
Un software de gestión de RRHH permiten un acceso más seguro a la información sensible, así como el cumplimiento de la normativa vigente, pues cumplen con lo establecido en la RGPD con respecto a los datos personales. También lleva consigo la disminución de errores, ya que el acceso centralizado permite detectarlos de manera más rápida y sencilla.
Por último, habría que añadir que mejoran la comunicación de la empresa y facilitan su organización interna mediante un control más riguroso de la información y el intercambio de datos más eficiente.
