El sistema Kanban favorece la armonía y la productividad

Es una forma de garantizar el correcto flujo de trabajo y organizar métodos para que las decisiones sean más eficientes

¿Qué es el sistema Kanban? Empezó siendo una forma de beneficiar a los procesos de fabricación y ha acabado sirviendo a la agilidad en el proceso de software.

Como casi todo sistema tiene unos principios básicos y éstos se dividen en cuatro. Por un lado, es partidario de que su desarrollo puede ser viable, independientemente de cómo sea la situación actual en el momento que lo implantamos. Por otro lado, cree que los cambios han de ser graduales. Además, se muestra a favor de respetar los cargos, responsabilidades y procesos que existían antes de su implantación y se desenvuelve bajo una mentalidad de liderazgo. 

El método Kanban

Su tablero más básico se desarrolla en tres columnas: lo que está por hacer, lo que está en proceso y lo que ya está hecho. Si es llevado a cabo de manera correcta, es una enorme vía de información para descubrir las cosas que fallan en nuestra forma de trabajo. Destacan tres prácticas para que la implantación de este sistema sea correcta. 

  • Por un lado, es una buena forma para visualizar el flujo de trabajo. Al estar tan claramente dividido, podemos mover nuestras tareas de columna en columna, conforme las vayamos realizando. 
  • La segunda práctica se basa en crear límites de trabajo. Esto favorece al “arrastre” y con ello elimina las interrupciones. Será más fácil detectar las zonas problemáticas y solventarlas.
  • La idea principal cuando establecemos el sistema Kanban es gestionar el flujo de los elementos de trabajo en el proceso de producción. 
  • Todo el proceso ha de estar bien definido para que todas las personas sepan de él. Al hacer las políticas explícitas, generamos una visibilidad que nos ayuda a ponernos de acuerdo o a tomar medidas positivas o favorables. 
  • La comunicación favorece a la retroalimentación. Es decir, si creamos prácticas en las que, a través de reuniones, todo el mundo comparta lo que va haciendo y escuche lo que los demás van consiguiendo, hará que las decisiones tengan más fundamento y sean más eficientes. 
  • La visión conjunta logra un futuro mejor. Existe la posibilidad de que las mejoras sean notables, si colaboramos entre nosotros y opinamos para favorecer el flujo de trabajo. 

Inbox Zero con Gmail

El método Kanban puede implementarse con éxito en la forma de administrar los correos electrónicos y las tareas que proceden de los mismos.

¿Cómo funciona este sistema? Inbox Zero Gmail es una forma de mantener nuestras bandejas de entrada a cero, de forma que no tengas que preocuparte por los correos electrónicos

Cuando tenemos tantos e-mails que nos generan una sensación de estrés o desorden, el método de productividad Inbox Zero puede funcionar muy bien. Ayuda, entre otras cosas, a manejar un elevado número de correos electrónicos en un breve período de tiempo. ¿Se trata de eliminar todos los e-mails sin miramientos? No. La filosofía Inbox Zero no es esa, sino la de ayudarse de un software de administración para lograr un buzón de entrada limpio y con los elementos de trabajo organizados

El procesamiento de la bandeja de entrada

Para lograr utilizar este método con eficacia, cada e-mail se analiza y se clasifica dentro de cinco posibilidades:

  • Una de las acciones que puede realizar, es la de eliminar el correo una vez contamos con la información necesaria. Con el sistema de búsqueda, podríamos dar con él más adelante si es fuese necesario encontrarlo.
  • También existe la posibilidad de delegar el correo a alguien. Será necesario, sin embargo, crear un sistema que te permita realizar su seguimiento más adelante. 
  • Si lo que va a tardar en responder el e-mail es inferior a dos minutos, la mejor alternativa será que responda usted mismo. 
  • Si lo que va a tardar en responder es superior a dos minutos, quizás es mejor que lo aplace para otro momento del día en el que le pueda dedicar más tiempo a la respuesta. 
  • Lo importante es archivar la información del e-mail. De esta manera, no olvidaremos fechas ni tareas de relevancia y, al tenerlo todo archivado, tendremos nuestra bandeja de entrada a cero.