ERP son las siglas que, en español, hacen referencia a Planificación de Recursos Empresariales. En la práctica, es un sistema o un conjunto de aplicaciones o software que entre todos hace que la gestión de una empresa pueda hacerse de manera centralizada. Es decir, que desde un sistema ERP se pueda gestionar la logística, la producción, el inventario, las compras, ventas, los recursos humanos o el marketing, sin que cada departamento tenga que enviar información a otro para que ello sea posible.
Desde luego, la principal virtud de un software ERP es permitir ganancias en eficiencia sin precedentes. Al mismo tiempo, se disminuyen los errores, las omisiones, los retrasos, y las empresas son más competitivas, las tomas de decisiones son más ágiles y a la vez, concienzudas, de manera que en general es una inversión que desde los primeros momentos tiene su ganancia asegurada.
Aun así, no todos los software ERP son iguales y para elegir el adecuado es necesario seguir una serie de parámetros.
Modularidad y precio
Por lo general, todos los sistemas integrados de administración que están dentro de la categoría de ERP son modulares. Es decir, que un ERP para pymes, uno para autónomos con profesionales contratados y uno para una multinacional pudiera ser exactamente el mismo software y del mismo proveedor, solo que con diferente cantidad de módulos.
De todos modos, es algo que se debe valorar. No todos los software se venden por precios competitivos desde el inicio, por lo que serían prohibitivos para PYMES y autónomos que lo requieran. En ese caso, lo ideal y lo que se recomienda, sería consultar antes y de ser posible, analizar junto con profesionales de estos software, los departamentos y las necesidades de integración de un ERP, para saber encontrar los módulos adecuados para solventar tales requerimientos.
Comenzar con lo básico y posteriormente, ampliar
Para la mayoría de las empresas, los procesos cruciales son aquellos que rápidamente deberían formar parte de sus sistemas de administración más importantes. Por tanto, si se está por integrar un ERP, es conveniente que primero ingresen los módulos relacionados con el software de contabilidad avanzada, con la administración de compras, ventas, recursos humanos y facturación, ya que sin estos procesos la viabilidad financiera de todas las empresas caería en picado, y, no menos importante, que al integrar la gestión de todos esos elementos dentro de un proceso centralizado, se estaría generando una mayor competitividad como empresa y menores errores y riesgos desde el punto de vista interno.
Todo lo que tenga que ver con la administración contable, financiera y de recursos humanos suele ser lo primero que se tiene en cuenta al contratar servicios de ERP, puesto que son los elementos indispensables para el funcionamiento correcto de las empresas, y de ser posible su automatización, se estarían evitando miles de pérdidas de tiempo y de errores en su gestión adecuada.
Buscar empresas líderes del sector
En casos específicos que sirvan de ejemplo, empresas como Datisa ofrecen soluciones ERP en España de buena calidad, adaptables totalmente a las empresas y con precios competitivos, por lo que bien pudieran ser la opción ideal para la mayoría de las situaciones.
Pero no es únicamente una cuestión de ahorro de costes, sino de percepción de la calidad. Hay en el mercado, actualmente, muchas soluciones de ERP que podrían adaptarse totalmente a las necesidades de muchas empresas, pero aparte de la calidad de las soluciones, la calidad profesional de la empresa que las desarrolla es vital, porque de ello se desprende el soporte de calidad, una atención al cliente prioritaria, actualizaciones, capacitación, y todo aquello que permita sacarle el mayor provecho a estas soluciones.
Análisis y automatización
El ERP permite el análisis, ya que se concentran dentro del mismo software una gran cantidad de datos que pueden ser interpretados, arrojando reportes, indicadores o KPIs por departamento o sector, lo que lleva a la toma de decisiones más acertadas. Por ende, mientras más datos y mayores KPIs puedan ser obtenidos de un ERP, mejor será a largo plazo.
Del mismo modo ocurre con la automatización. Los mejores ERP tienen la posibilidad de automatizar tareas recurrentes, sobre todo en lo contable y documental, lo que ahorra tiempo y disminuye errores.
