Ciertamente la información que se genera a diario en una empresa es múltiple, lo cual crea la necesidad inminente de tener un sistema eficiente para la organización de archivos. No obstante, en la actualidad algunas técnicas de almacenamiento ya están obsoletas y las copias en papel ocupan mucho espacio y suponen una inversión de tiempo importante para la búsqueda de un documento en específico.
Por eso, con el avance de las nuevas tecnologías han surgido herramientas de gran utilidad como los gestores documentales, los cuales sirven para controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. No obstante, este recurso es posible que el usuario pueda conseguirlo en versiones open source y otras con planes de pago.
Pero, algunas personas podrán preguntarse ¿es seguro para una organización un software de gestión documental de código abierto?, la respuesta es afirmativa y en estas líneas el lector descubrirá algunas ventajas de este programa de fuente abierta.
¿Qué utilidad ofrece un gestor documental?
Los gestores de contenido facilitan de forma considerable distintas operaciones en las empresas, ya que es un sistema capaz de capturar información, al mismo tiempo que la almacena y la administra de forma automatizada para que los empleados de la organización puedan tener acceso y la procesen de una forma rápida y sencilla.
Más allá de estas prácticas funciones, un gestor documental open source tiene ventajas de un gestor documental que puede ser distribuido y desarrollado de manera libre, como el gestor documental Alfresco, el cual garantiza múltiples beneficios a los negocios para gestionar datos de una forma segura e inteligente.
Este interesante software de código abierto funciona también como un gestor de contenidos, ya que procesa records management, flujos de trabajo a través de Activiti, jBoss y jBPM, así como información web. Esta versatilidad convierte a este programa en un interesante recurso para medianas y grandes empresas que requieren agilizar a diario un conglomerado de datos de diferentes índoles y con diversidad de propósitos.
Sin embargo, se debe destacar que las herramientas open source también presentan sus inconvenientes y es preciso que el usuario las conozca para que pueda estar alerta durante su funcionamiento.
Ventajas
Un gestor documental de fuente abierta o que permite el acceso a su código de programación son bastantes versátiles y funcionales porque admiten mejoras por parte de otros desarrolladores. A continuación se detallarán los principales beneficios que ofrece un recurso de este tipo.
-Es un programa muy flexible, el cual está diseñado para que las empresas puedan modificarlo y adaptarlo de acuerdo con sus requerimientos.
-Este tipo de herramientas cada día renuevan su utilidad por las mejoras que introducen los usuarios mediante las actualizaciones.
-Cuentan con un entendimiento implícito por la empresa mediante el acceso al código del software.
-Es gratuito.
Desventajas
-Uno de los principales inconvenientes que presenta este tipo de software es que no cuenta con un soporte técnico especializado en caso de que la empresa necesite ayuda para resolver algún problema, ya que la comunidad solo puede aconsejarle algunos trucos o tips, lo cual les obliga a tener que acudir a los desarrolladores de la herramienta.
-Es importante contratar un experto en sistemas que cuente con las habilidades necesarias para administrar el programa.
-Se requiere un servidor con un amplio rendimiento.
¿Qué más ofrece un gestor documental a una organización?
Sin duda, este recurso informático transforma para mejor la operatividad de la empresa, ya que agiliza por completo distintos procesos que anteriormente los empleados debían ejecutar de forma manual. A continuación se detallarán otros aspectos importantes que garantiza un gestor documental para un negocio.
-Con este software de gestión se podrán digitalizar todos los documentos generados en los distintos departamentos de la empresa y en consecuencia mejora el acceso de los empleados a la información.
-Mejora de forma considerable el flujo de trabajo, ya que la automatización de las funciones de cada departamento ofrece una imagen global de los procesos que se ejecutan en la compañía para agilizar los procedimientos y garantizar un mayor rendimiento a los clientes.
-Genera un ambiente más seguro en el almacenamiento de la información, porque se pueden guardar copias de cada documento digitalizado, lo cual es favorable para prevenir pérdida de información importante.
-De igual manera este programa informático permite compartir información entre los distintos grupos creados y tener un acceso ilimitado a la localización central de datos, lo cual admite la distribución externa e interna de datos.
Aunque la oferta de gestores documentales es bastante amplia, es importante que cada compañía analice las características de los distintos softwares para que puedan escoger el que más se adapte a los requerimientos de la empresa.
Un programa de fuente abierta siempre será un recurso informático de gran utilidad con múltiples beneficios para proyectar una marca o un producto, bastará minimizar los inconvenientes que se puedan generar por algunas debilidades de este tipo de herramientas, para tener al alcance un excelente aliado para el crecimiento empresarial.
(dpa) – Las denominadas habilidades o competencias blandas debieran ser descritas por cada postulante a un empleo con sus propias palabras. Si un puesto de trabajo demanda resistencia al estrés, en la aplicación o en la entrevista de trabajo se puede mencionar que se trabaja sin cometer errores incluso bajo mucha presión.
