El sistema de denuncias internas se ha convertido en una herramienta crucial para las empresas en la prevención de actos ilícitos dentro de sus estructuras. Es esencial subrayar que, bajo la normativa que regula la responsabilidad penal de las entidades jurídicas, dichas organizaciones pueden ser responsabilizadas por ciertos crímenes estipulados en el Código Penal.
Por lo tanto, la prevención cobra una importancia capital, y la reciente legislación sobre antes establece la necesidad de que las empresas implementen lo que se conoce como canal de denuncias. Este mecanismo no solo cumple con las exigencias legales, sino que también actúa como un pilar esencial en la cultura corporativa de ética y responsabilidad, permitiendo una detección temprana y efectiva de conductas indebidas, protegiendo así tanto a la entidad como a sus empleados.
¿Qué es el canal de denuncias?
Un canal de denuncias es, en esencia, una herramienta o aplicación que facilita la comunicación anónima y directa a través de un formulario simple. Su propósito es reportar cualquier actividad o conducta que se sospeche que infringe el Código de Conducta de una organización o que podría constituir un delito penal.
¿Dónde se regula el canal de denuncias?
La normativa que regula los canales de denuncias en España es la Ley 2/2023, aprobada el 20 de febrero de 2023. Esta ley se encarga de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, y transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea.
Esta legislación establece las bases para la implementación de canales de denuncias en las entidades públicas y privadas, asegurando la confidencialidad y protección de los informantes. Para más detalles, puedes consultar el texto completo de la ley en el Boletín Oficial del Estado: Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Caracterísiticas de un canal de denuncias
Para cumplir con la Normativa Whistleblower, las empresas deben implementar un canal de denuncias, cuya gestión recae en el órgano de administración o gobierno. Dicho canal debe poseer características específicas:
- Transmisión de Información: Facilita el reporte de infracciones, siendo de uso sencillo y eficiente.
- Confidencialidad: Asegura la identidad anónima tanto del informante como de las personas implicadas, restringiendo el acceso a personal no autorizado.
- Modalidades de Comunicación: Permite la presentación de información tanto por escrito como de manera verbal.
- Integración de Canales: Combina diversos canales de información dentro de la empresa.
- Manejo de la Comunicación: Garantiza un tratamiento efectivo de la comunicación recibida.
- Independencia: El sistema debe ser autónomo y distinto de otros sistemas internos.
- Responsable del Sistema: Designación de una persona encargada de supervisar el sistema.
- Principios del Sistema: Establecimiento de políticas referentes a los principios del sistema de información y protección del informante.
- Procedimiento de Gestión: Creación de un procedimiento para el manejo de la información recibida.
- Garantías para el Informante: Establecimiento de medidas para proteger al informante dentro de la organización.
Empresas obligadas a tener un canal de denuncias
Todas las empresas que cuenten con un equipo de 50 o más empleados están sujetas a la normativa de implementar un canal de denuncias, independientemente de su sector de actividad o el tamaño de sus ingresos.
Por otro lado, aquellas empresas con una plantilla inferior a 50 personas no están obligadas a instaurar dicho canal, a menos que estén sujetas a legislaciones específicas que así lo requieran o lo estipule su convenio laboral aplicable.
Es importante destacar que, aun cuando no sea mandatorio para ciertas empresas tener un canal de denuncias, los trabajadores mantienen la responsabilidad de informar a las autoridades pertinentes sobre cualquier delito o acción ilícita de la que sean testigos en su entorno laboral.
Fechas límite para la implementación del canal de denuncias
Las empresas que están sujetas a la obligatoriedad de establecer un canal de denuncias deben atender a unos plazos específicos para su implementación. Estos plazos varían según el tamaño de la empresa y están establecidos para garantizar el cumplimiento efectivo de las normativas pertinentes.
- Empresas con 250 o más trabajadores: deben implementar el canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.
- Empresas con entre 50 y 249 trabajadores: tienen hasta el 1 de diciembre de 2023 para establecer el canal de denuncias.
- Municipios con menos de 10,000 habitantes: también deben contar con el canal de denuncias para el 1 de diciembre de 2023.
Mejores Softwars para canales de denuncias
Entre los mejores softwares para canales de denuncias, destacan opciones como IMK Marketing Multimedia, Grupo Atico34, Legalsending, Whistleblower Software, Regtech, Whistlelink, WhistleB, Centinela Canal de denuncias y Coloriuris. Estos programas ofrecen características como adaptabilidad a la normativa de Protección de Datos y Directiva Whistleblowing, personalización, facilidad de uso, garantía de confidencialidad y anonimato, y la posibilidad de manejar denuncias escritas y verbales. Algunos incluso proporcionan pruebas gratuitas.